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Posts Tagged ‘Riscos’

Urgente ou importante?

Sempre gostei de ler sobre produtividade e gerenciamento de tempo, tanto para questões profissionais, como pessoais. Não apenas por considerar este o maior dos ativos, mas também por achar sempre se pode melhorar.

A dica inicial e, quase unanime do que leio é: primeiro separe o que é prioridade do que é urgente. Simples de falar e muito, muito difícil de fazer.

Você pode começar o seu dia (ou semana, ou ciclo, ou o que for) com tudo certinho e organizado. Mas se as urgências começarem a surgir, o que acontece? Se é urgente, é para ser resolvido o mais rápido possível. E o mais comum é deixar tudo de lado e tratar da urgência, certo?

O problema é que isso vira um perigoso ciclo vicioso. Buscando respostas para esta questão, encontrei uma teoria interessante de Daniel Kahneman, um psicólogo que ganhou o Prêmio Nobel de Economia.

Ele é um teórico da finança comportamental, que combina a economia com a ciência cognitiva para explicar o comportamento aparentemente irracional da gestão do risco. Pesquisou como indivíduos e grupos agem, de acordo com a sua percepção de risco, e concluiu que, se você apresenta um fenômeno como uma ameaça, as pessoas reagem com muito mais energia e intensidade do que se você a apresentar como uma oportunidade. Quanto maior a percepção do risco, maior a intensidade de ação.

O medo de perder é muito maior do que motivação de ganhar.

Está explicado o comportamento padrão. De um modo geral, as urgências estão relacionadas a perdas (ou percepção de perda). Enquanto que as oportunidades estão relacionadas a questões futuras, que ainda não se concretizaram. Sem ameaças, o pensamento se fixa no hoje, no que é urgente.

A sugestão então é mostrar as “ameaças” de não se tratar uma questão importante como deveria.

Será que funciona? É preciso experimentar sem cair na tentação de virar um mensageiro do apocalipse ou enxergar ameaças irreais em tudo.

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Barco da Família Shurmann

Barco da Família Shurmann

Esta frase foi dita pela “Família Shurmann”, e me parece feita para o gerenciamento de riscos. É certo que os problemas e eventos adversos ocorrerão ao longo de um projeto. Mas se pensarmos que podemos sempre ajustar o plano para comportá-los, não nos distanciaremos tanto dos objetivos do projeto.

Para velejadores experientes até mesmo uma tempestade é proveitosa para se avançar, porque não nos prepararmos também para as dificuldades no projeto? Porque não nos prepararmos para aproveitarmos ao máximo uma oportunidade?

Entendo que o tratamento dos riscos em um projeto pode não ser simples. É preciso que o gerente do projeto, a equipe e o sponsor estejam cientes dos benefícios e custos envolvidos.

Segundo o PMBoK, o gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto. Os objetivos do gerenciamento são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.

Muitas empresas não reconhecem o valor da gestão de riscos e quanto os problemas começam a acontecer promovem a busca pelos culpados por questões que poderiam ter sido evitadas e tratadas anteriormente.

Da mesma forma, acham “sorte” quando um evento positivo traz benefícios inesperados.

Sem a avaliação correta estes eventos continuam a se repetir nos próximos projetos.

O profissional que desejar se diferenciar deve saber como tratar riscos. Caso sua empresa não reconheça esta necessidade sugiro iniciar a empreitada identificando os riscos em seu projeto. Lições aprendidas são uma boa fonte. Você pode ainda consultar profissionais de outras áreas. Esta lista pode não ser a mais completa, mas servirá de referência para evoluções futuras.

A partir desta identificação de riscos, você terá que analisar o impacto qualitativo e quantitativo de cada item. Parece complicado? Apenas parece.

A análise qualitativa visa priorizar os riscos através da avaliação e combinação de sua probabilidade de impacto de ocorrência e impacto. Ou seja, ao identificar os riscos que têm mais chances de ocorrer ou que podem gerar maior impacto fica mais fácil decidir quais riscos serão tratados.

A partir de então é preciso analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto, ou seja, qual o valor ($) do prejuízo ou ganho caso o risco ocorra. O valor determinará o tipo de resposta mais adequada para cada item.

Pode-se criar respostas para explorar e garantir que ele ocorra, no caso de riscos positivos, ou eliminar o risco, para riscos negativos. Este tipo de resposta pode impactar inclusive no plano de gerenciamento do projeto para remover totalmente a ameaça.  Existem várias respostas neste meio termo, que não serão tratadas neste post. Por curiosidade são elas: transferir, mitigar, aceitar, compartilhar, melhorar, aceitar.

Com esta visão ficará mais fácil convencer aos sponsors do projeto da necessidade do gerenciamento dos riscos em um projeto.  Caso não seja possível monitorar e controlar, é possível que muitos riscos ocorram, principalmente os negativos, e em um próximo projeto, talvez seus argumentos tenham mais sucesso.

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Todos nós prestamos serviço para alguém, ou um cliente ou para o próprio chefe. E é com esta pergunta simples e comum que diariamente nos solicitam uma estimativa.

Mas como fazer esta estimativa?

O primeiro passo é entender profundamente o que efetivamente deve ser feito. E este entendimento pode ser conseguido com perguntas diretas. Deixe o medo ou a vergonha de lado e pergunte. Pergunte novamente caso a resposta não seja suficiente. Pergunte quantas vezes forem necessárias até que fique bem claro para você e principalmente para quem vai receber a estimativa que o entendimento está correto, e que ambos os lados estão alinhados. E uma boa forma de assegurar o alinhamento é repetir o que lhe foi dito, mas com suas palavras.

Ciente do que deve ser feito, é hora de estimar o tempo. Inicialmente identifique e liste tudo o que está envolvido nesta solicitação, e para cada atividade indique o tempo necessário. Verifique se o seu trabalho depende de outras pessoas/fatores. Quantas vezes desconsideramos o tempo gasto para escrever um email, ou em ligações telefônicas? Este tempo pode fazer falta se o prazo informado for bem justo.

Para resolver este problema, as pessoas acrescentam ao tempo total … gordurinhas !!! Mas como ter certeza de que esta gordurinha será suficiente? Será que não precisa de mais um tempinho? E assim, a tendência é colocar cada vez mais gordurinhas.

E este é o problema. Não devemos inserir nenhuma gordura às estimativas. Sim, eu disse nenhuma!! Ao inserir qualquer tipo de gordura, você perde o histórico do racional da estimativa e não tem como justificar caso precise.

Ao gerar a lista de atividades e atribuir a cada item um tempo, você está automaticamente detalhando o trabalho a ser realizado. E é mais fácil entender, a cada item, os possíveis problemas que podem ocorrer. Tecnicamente estes são os riscos conhecidos,  para os quais você consegue prever sim, o tempo necessário para contornar/ resolver o problema.

Se ainda não tiver realizado nada similar antes, deixe claro o tempo que precisa para treinamento, estudo ou pesquisa. Escolha o que considerar mais adequado.

Em uma próxima solicitação, você saberá com certeza o tempo que precisa. E usará a sua experiência, e base histórica como referência para uma nova estimativa.

O objetivo é somente apresentar uma estimativa precisa, correta e que pode ser justificada. Nada melhor do que confiar naqueles com quem trabalhamos.

Por isso, nada de gordurinhas !

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